WEBINAR - ARQUIVO DO AGENTE EXECUÇÃO
Conselho Profissional dos Agentes de Execução
CONCEITO DE ARQUIVO DO AGENTE DE EXECUÇÃO
O arquivo do Agente de Execução corresponde ao conjunto organizado de documentos cuja conservação é legalmente obrigatória, devendo:
📌 O arquivo é um dever profissional
- Garantir a integridade e localização dos processos
- Cumprir os prazos legais de conservação
- Estar situado em local seguro, de fácil acesso e com condições de salubridade adequadas (art.º 3.º, n.º 1, al. a), do Regulamento de Arquivo — Regulamento n.º 328/2017)
📌 O arquivo é um dever profissional
PROCESSOS EM TRAMITAÇÃO VS PROCESSOS FINDOS
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O Regulamento distingue duas realidades:
📂 Processos em curso Organização que permita localizar rapidamente documentos relevantes (art.º 3.º, n.º 1, al. b)) 📦 Processos findos Organização por ano ou data de extinção Arquivo dos documentos obrigatórios Listas ordenadas que permitam localização (art.º 3.º, n.º 1, al. c) e d)) O arquivo adapta-se à fase processual. |
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PASSADO - O ARQUIVO ANTES DAS COMUNICAÇÕES ELETRÓNICAS
- Processos exclusivamente em papel
- Comunicações por correio e fax
- Registos manuais
- Pastas físicas como único suporte documental
- Ausência de sistema eletrónico integrado
Não existia:
- Registo estruturado de atos
- SISAAE como Plataforma de gestão documental e de gestão de valores nos processos
O arquivo físico era a única garantia da prova.
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DA PRÁTICA À NECESSIDADE DE REGULAR A realidade evidenciava:
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O arquivo deixava de ser apenas organização documental. Passava a ser também um problema estrutural e económico. Tornou-se necessário:
Guardar tudo não era sinónimo de proteger melhor. É apenas acumular custo:
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A PASSAGEM DO FÍSICO PARA O ELETRÓNICO
Entre o passado exclusivamente físico e o atual houve toda uma mudança:
🔄 Evolução contínua do SISAAE
✉️ Comunicações eletrónicas com tribunais / partes
🔒 Penhoras eletrónicas
🔎 Pesquisas patrimoniais eletrónicas
🖥️ Leilão eletrónico
💳 Conciliações bancárias com IUP
🏦 Pagamentos por referência Multibanco
📊 Rastreabilidade automática de movimentos financeiros
O papel deixou de ser a única prova
🔄 Evolução contínua do SISAAE
✉️ Comunicações eletrónicas com tribunais / partes
🔒 Penhoras eletrónicas
🔎 Pesquisas patrimoniais eletrónicas
🖥️ Leilão eletrónico
💳 Conciliações bancárias com IUP
🏦 Pagamentos por referência Multibanco
📊 Rastreabilidade automática de movimentos financeiros
O papel deixou de ser a única prova
🟦 REFLEXÃO
❓ A MUDANÇA FOI REAL… MAS FOI INTERIOR?
O sistema evoluiu.
A tramitação transformou-se.
A tecnologia entrou no quotidiano.
Mas deixo duas perguntas fundamentais:
❓ Quantos de nós sentimos verdadeiramente esta mudança na tramitação?
❓ E na forma como tratamos os processos findos?
Continuamos a imprimir por segurança?
Continuamos a arquivar por hábito?
Ou adaptámos o método à evolução do sistema?
Identificam-se com qual imagem?
❓ A MUDANÇA FOI REAL… MAS FOI INTERIOR?
O sistema evoluiu.
A tramitação transformou-se.
A tecnologia entrou no quotidiano.
Mas deixo duas perguntas fundamentais:
❓ Quantos de nós sentimos verdadeiramente esta mudança na tramitação?
❓ E na forma como tratamos os processos findos?
Continuamos a imprimir por segurança?
Continuamos a arquivar por hábito?
Ou adaptámos o método à evolução do sistema?
Identificam-se com qual imagem?
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A ENTRADA DO REGULAMENTO DE ARQUIVO N.º 328/2017 DE 20/06/2017
O ARQUIVO COMO DEVER ESTRUTURADO
O Regulamento veio:
O arquivo deixou de ser uma prática individual. Passou a ser um dever regulamentado.
ARTIGO 3.º — DEVERES DOS ASSOCIADOS
O associado deve assegurar o arquivo dos documentos de conservação obrigatória, observando:
📍 Local seguro, de fácil acesso e com condições de salubridade adequadas
📂 Organização dos processos em curso que permita localização imediata
📦 Organização dos processos findos por ano ou data de extinção
📑 Existência de listas ordenadas que permitam localização
O arquivo não é apenas guardar.
É organizar, garantir acesso e assegurar preservação.
ARTIGO 9.º
DOCUMENTOS OBRIGATÓRIOS EM SUPORTE FÍSICO
Devem manter-se em arquivo físico os originais de:
📜 Títulos executivos (cujo original não esteja em arquivo público)
🏷️ Títulos de transmissão de bens (ainda que exista versão digital)
📝 Atos elaborados fora do SISAAE (e não juntos ao sistema)
📑 Documentos assinados por terceiros, designadamente:
📂 Verificações Não Judiciais Qualificadas
📨 Comunicações ao abrigo do NRAU
📸 Autos de constatação (e outros documentos com assinatura das partes que não tenham sido enviados ao tribunal)
O Regulamento veio:
- Definir regras claras de organização
- Distinguir processos em curso e processos findos
- Determinar os documentos obrigatórios em suporte físico
- Estabelecer prazos mínimos de conservação
- Impor deveres quanto à localização e salubridade do arquivo
O arquivo deixou de ser uma prática individual. Passou a ser um dever regulamentado.
ARTIGO 3.º — DEVERES DOS ASSOCIADOS
O associado deve assegurar o arquivo dos documentos de conservação obrigatória, observando:
📍 Local seguro, de fácil acesso e com condições de salubridade adequadas
📂 Organização dos processos em curso que permita localização imediata
📦 Organização dos processos findos por ano ou data de extinção
📑 Existência de listas ordenadas que permitam localização
O arquivo não é apenas guardar.
É organizar, garantir acesso e assegurar preservação.
ARTIGO 9.º
DOCUMENTOS OBRIGATÓRIOS EM SUPORTE FÍSICO
Devem manter-se em arquivo físico os originais de:
📜 Títulos executivos (cujo original não esteja em arquivo público)
🏷️ Títulos de transmissão de bens (ainda que exista versão digital)
📝 Atos elaborados fora do SISAAE (e não juntos ao sistema)
📑 Documentos assinados por terceiros, designadamente:
- Certidões de citação/notificação
- Avisos de receção / prova de depósito
- Autos de penhora
- Autos de diligência
📂 Verificações Não Judiciais Qualificadas
📨 Comunicações ao abrigo do NRAU
📸 Autos de constatação (e outros documentos com assinatura das partes que não tenham sido enviados ao tribunal)
ARTIGO 9.º, N.º 3
O QUE NÃO É OBRIGATÓRIO MANTER EM SUPORTE FÍSICO
O Regulamento estabelece que:
Está dispensada a conservação em suporte físico das:
📄 Certidões emitidas por serviços públicos
📂 Documentos cujo teor possa ser confirmado em arquivo público
Desde que:
✔ O documento esteja devidamente registado no SISAAE
✔ O seu teor seja verificável através de entidade pública
✔ Não se trate de original com assinatura relevante de terceiros
O QUE NÃO É OBRIGATÓRIO MANTER EM SUPORTE FÍSICO
O Regulamento estabelece que:
Está dispensada a conservação em suporte físico das:
📄 Certidões emitidas por serviços públicos
📂 Documentos cujo teor possa ser confirmado em arquivo público
Desde que:
✔ O documento esteja devidamente registado no SISAAE
✔ O seu teor seja verificável através de entidade pública
✔ Não se trate de original com assinatura relevante de terceiros
MUDANÇA DE PARADIGMA NA TRAMITAÇÃO
É fundamental interiorizarmos que, na tramitação processual, são os documentos previstos no art.º 9.º que integram o arquivo obrigatório do processo.
Não é necessário:
❌ Guardar impressões de consultas eletrónicas
❌ Arquivar emails trocados com entidades
❌ Manter comprovativos de pagamento impressos
❌ Duplicar informação já existente no sistema
Quando:
✔ O ato está registado no SISAAE
✔ O documento é verificável eletronicamente
✔ A rastreabilidade está garantida
O REGISTO DE ATOS NÃO É DISPENSÁVEL É OBRIGATÓRIO
Não é necessário:
❌ Guardar impressões de consultas eletrónicas
❌ Arquivar emails trocados com entidades
❌ Manter comprovativos de pagamento impressos
❌ Duplicar informação já existente no sistema
Quando:
✔ O ato está registado no SISAAE
✔ O documento é verificável eletronicamente
✔ A rastreabilidade está garantida
O REGISTO DE ATOS NÃO É DISPENSÁVEL É OBRIGATÓRIO
REGISTAR NO SISAAE É OBRIGATÓRIO - REGULAMENTO N.º 38/2017 de 11 de janeiro de 2017
O agente de execução deve:
✔ Criar no SISAAE todos os atos processuais
✔ Registar diligências externas
✔ Juntar digitalizações de atos praticados fora da plataforma
✔ Registar atos com relevância processual, contabilística ou financeira
📅 Prazo: até ao termo do 2.º dia útil seguinte à prática do ato.
O agente de execução deve:
✔ Criar no SISAAE todos os atos processuais
✔ Registar diligências externas
✔ Juntar digitalizações de atos praticados fora da plataforma
✔ Registar atos com relevância processual, contabilística ou financeira
📅 Prazo: até ao termo do 2.º dia útil seguinte à prática do ato.
CHECKLIST MENTAL:
Antes de imprimir, pergunto-me:
❓ Este documento é um original com assinatura relevante?
❓ Está previsto no art.º 9.º como obrigatório em suporte físico?
❓ Já está devidamente registado no SISAAE?
❓ Estou a guardar por obrigação… ou por hábito?
Se a resposta for “está no sistema e é verificável”, não preciso de o duplicar em papel.
Assim, mesmo que o tenha impresso para aquele momento devo destruir logo para não me ocupar espaço e quando o passar para o arquivo findo está limpo.
Antes de imprimir, pergunto-me:
❓ Este documento é um original com assinatura relevante?
❓ Está previsto no art.º 9.º como obrigatório em suporte físico?
❓ Já está devidamente registado no SISAAE?
❓ Estou a guardar por obrigação… ou por hábito?
Se a resposta for “está no sistema e é verificável”, não preciso de o duplicar em papel.
Assim, mesmo que o tenha impresso para aquele momento devo destruir logo para não me ocupar espaço e quando o passar para o arquivo findo está limpo.
Antes de arquivar o processo, verificar:
📌 Cancelamento de registos
☐ Penhora de veículo automóvel cancelada (registo automóvel)
☐ Penhora de imóvel cancelada (registo predial)
☐ Penhora bancária levantada / comunicação à instituição de crédito
☐ Comunicação à Segurança Social regularizada
☐ Comunicação à CGA regularizada
☐ Cancelamento penhora créditos fiscais
📌 Situação financeira
☐ Conta-cliente conciliada
☐ Valores devolvidos / transferidos
☐ Honorários liquidados
Encerramento das penhoras:
📌 Cancelamento de registos
☐ Penhora de veículo automóvel cancelada (registo automóvel)
☐ Penhora de imóvel cancelada (registo predial)
☐ Penhora bancária levantada / comunicação à instituição de crédito
☐ Comunicação à Segurança Social regularizada
☐ Comunicação à CGA regularizada
☐ Cancelamento penhora créditos fiscais
📌 Situação financeira
☐ Conta-cliente conciliada
☐ Valores devolvidos / transferidos
☐ Honorários liquidados
Encerramento das penhoras:
ARQUIVO:
FOLHA INTERNA DE CONTROLO DE ARQUIVO
(Art.º 9.º do Regulamento de Arquivo)
N.º do Processo: _______________________________
Data de Arquivo: ____ / ____ / ______
Motivo da Extinção:_______________________________________
DOCUMENTOS ORIGINAIS DE CONSERVAÇÃO OBRIGATÓRIA
Título executivo - N.º de documentos: ______
Título de transmissão de bens (se aplicável) N.º de documentos: ______
Atos praticados fora do SISAAE não juntos eletronicamente N.º de documentos: ______
Certidões de citação/notificação N.º de documentos: ______
Avisos de receção / prova de depósito N.º de documentos: ______
Autos de penhora N.º de documentos: ______
Autos de diligência N.º de documentos: ______
Verificações Não Judiciais Qualificadas (se aplicável) N.º de documentos: ______
Comunicações ao abrigo do NRAU (se aplicável) N.º de documentos: ______
Autos de constatação (se aplicável) N.º de documentos: ______
Outros documentos originais assinados por terceiros não remetidos ao tribunal N.º de documentos: ______
TOTAL DE DOCUMENTOS ARQUIVADOS: _______
FOLHA INTERNA DE CONTROLO DE ARQUIVO
(Art.º 9.º do Regulamento de Arquivo)
N.º do Processo: _______________________________
Data de Arquivo: ____ / ____ / ______
Motivo da Extinção:_______________________________________
DOCUMENTOS ORIGINAIS DE CONSERVAÇÃO OBRIGATÓRIA
Título executivo - N.º de documentos: ______
Título de transmissão de bens (se aplicável) N.º de documentos: ______
Atos praticados fora do SISAAE não juntos eletronicamente N.º de documentos: ______
Certidões de citação/notificação N.º de documentos: ______
Avisos de receção / prova de depósito N.º de documentos: ______
Autos de penhora N.º de documentos: ______
Autos de diligência N.º de documentos: ______
Verificações Não Judiciais Qualificadas (se aplicável) N.º de documentos: ______
Comunicações ao abrigo do NRAU (se aplicável) N.º de documentos: ______
Autos de constatação (se aplicável) N.º de documentos: ______
Outros documentos originais assinados por terceiros não remetidos ao tribunal N.º de documentos: ______
TOTAL DE DOCUMENTOS ARQUIVADOS: _______
PRAZO DE CONSERVAÇÃO
(Art.º 11.º do Regulamento n.º 328/2017)
📌 O prazo conta-se a partir da data do arquivo eletrónico do processo
(momento em que o processo é considerado findo)
✔ Execução terminada com pagamento integral
Conservação: 5 anos
(contados da data do arquivo eletrónico)
✔ Execução arquivada por outros motivos
(desistência, inutilidade superveniente, adjudicação, insolvência, etc.)
Conservação: prazo de prescrição legal aplicável
(em regra, 20 anos nas execuções fundadas em sentença)
📌 O prazo conta-se a partir da data do arquivo eletrónico do processo
(momento em que o processo é considerado findo)
✔ Execução terminada com pagamento integral
Conservação: 5 anos
(contados da data do arquivo eletrónico)
✔ Execução arquivada por outros motivos
(desistência, inutilidade superveniente, adjudicação, insolvência, etc.)
Conservação: prazo de prescrição legal aplicável
(em regra, 20 anos nas execuções fundadas em sentença)
NOTA IMPORTANTE
Execuções com prestações vincendas
Nos processos em que a execução envolva:
📌 O prazo de conservação não deve iniciar-se enquanto subsistirem efeitos executivos ou possibilidade de renovação da execução.
O processo só deve considerar-se definitivamente findo para efeitos do art.º 11.º quando:
✔ Estiver integralmente cumprida a obrigação
✔ Não subsistirem prestações futuras
✔ Não existir possibilidade de renovação
Execuções com prestações vincendas
Nos processos em que a execução envolva:
- Obrigações periódicas
- Prestações futuras
- Adjudicação de quantias vincendas
- Planos de pagamento com cumprimento diferido
📌 O prazo de conservação não deve iniciar-se enquanto subsistirem efeitos executivos ou possibilidade de renovação da execução.
O processo só deve considerar-se definitivamente findo para efeitos do art.º 11.º quando:
✔ Estiver integralmente cumprida a obrigação
✔ Não subsistirem prestações futuras
✔ Não existir possibilidade de renovação
ORGANIZAÇÃO POR ANOS E POR MOTIVO
Uma exigência prática de gestão do prazo
Nos termos do art.º 3.º do Regulamento n.º 328/2017, o arquivo findo deve ser organizado por datas ou anos.
Mas essa organização deve ir mais longe.
📌 Dentro de cada ano, deve haver separação por motivo de extinção
Porque:
✔ Processos extintos por pagamento
→ Conservação: 5 anos
✔ Processos extintos por outros motivos
→ Conservação: prazo de prescrição aplicável(em regra, 20 anos)
🎯 Consequência prática
Se não forem separados:
Nos termos do art.º 3.º do Regulamento n.º 328/2017, o arquivo findo deve ser organizado por datas ou anos.
Mas essa organização deve ir mais longe.
📌 Dentro de cada ano, deve haver separação por motivo de extinção
Porque:
✔ Processos extintos por pagamento
→ Conservação: 5 anos
✔ Processos extintos por outros motivos
→ Conservação: prazo de prescrição aplicável(em regra, 20 anos)
🎯 Consequência prática
Se não forem separados:
- Misturam-se processos com prazos diferentes
- Impede-se a destruição atempada dos que já cumpriram 5 anos
- Aumenta-se desnecessariamente o volume e o custo do arquivo
Boa prática recomendada
Arquivo físico organizado por:
Ano de arquivo eletrónico + Subdivisão interna por motivo de extinção
Exemplo:
📦 2025 – Pagamento
📦 2025 – Outros motivos
Nota: arquivo das extinções por acordo e adjudicação em separado
Arquivo físico organizado por:
Ano de arquivo eletrónico + Subdivisão interna por motivo de extinção
Exemplo:
📦 2025 – Pagamento
📦 2025 – Outros motivos
Nota: arquivo das extinções por acordo e adjudicação em separado
A REALIDADE DOS ESCRITÓRIOS
Diferenças geracionais na prática do arquivo:
Agente de Execução de 2003
A regulamentação entrou 15 anos depois
Agente de Execução de 2003
- Iniciou atividade num contexto totalmente físico
- Processos densos e volumosos
- Cultura de guardar tudo
- Hábito consolidado do papel
- Colaboradores com práticas enraizadas
A regulamentação entrou 15 anos depois
DESAFIOS DO PRESENTE
– Mesas organizadas
– SISAAE como base de organização e não o papel
🎯 Mudança de mentalidade
Trabalhar o arquivo dos processos findos do passado é tão importante como fazer a conciliação bancária.
- Recuperar o arquivo do passado e colocá-lo dentro das regras atuais
- Adaptar a tramitação processual ao digital
– Mesas organizadas
– SISAAE como base de organização e não o papel
- Preparar o futuro com práticas consistentes hoje
🎯 Mudança de mentalidade
Trabalhar o arquivo dos processos findos do passado é tão importante como fazer a conciliação bancária.
- Ambos são controlo.
- Ambos são responsabilidade.
- Ambos protegem o agente de execução.
ARQUIVO EM CASO DE SUSPENSÃO
✔ 1️⃣ O próprio agente de execução
✔ 2️⃣ Transmissão do arquivo
✔ 3️⃣ A OSAE
Na ausência de transmissão voluntária, de impossibilidade,
a OSAE assume a organização e manutenção do arquivo nos termos do art.º 12.º, mediante pagamento de taxa
✔ 4️⃣ Entidade terceira protocolada
Nos termos do artigo 6.º do Regulamento:
O agente pode recorrer a entidade terceira certificada que tenha celebrado protocolo com a OSAE.
Essa entidade deve garantir:
- Pode manter o arquivo à sua guarda, desde que:
- Garanta as condições previstas no art.º 3.º
- Assegure localização, organização e acesso
- Cumpra os prazos do art.º 11.º
- A suspensão não dispensa o dever de conservação.
✔ 2️⃣ Transmissão do arquivo
- Pode ser transmitido a:
- Outro agente de execução
- Sociedade profissional
- Agente substituto
✔ 3️⃣ A OSAE
Na ausência de transmissão voluntária, de impossibilidade,
a OSAE assume a organização e manutenção do arquivo nos termos do art.º 12.º, mediante pagamento de taxa
✔ 4️⃣ Entidade terceira protocolada
Nos termos do artigo 6.º do Regulamento:
O agente pode recorrer a entidade terceira certificada que tenha celebrado protocolo com a OSAE.
Essa entidade deve garantir:
- Boa conservação e acondicionamento
- Confidencialidade
- Acesso às autoridades
- Acesso ao próprio agente
MOMENTO DE REFLEXÃO
📌 Como vejo hoje o meu arquivo?
📌 Como quero vê-lo?
📌 Quanto me custa?
🎯 O arquivo é um custo inevitável…
ou uma gestão que posso melhorar?
- Organização… ou acumulação?
- Segurança… ou risco?
- Sistema… ou hábito?
📌 Como quero vê-lo?
- Estruturado por anos e motivo de extinção
- Com prazos controlados
- Com destruição programada
📌 Quanto me custa?
- Espaço
- Tempo
- Dinheiro
- Risco disciplinar
🎯 O arquivo é um custo inevitável…
ou uma gestão que posso melhorar?
